Fraudeprotocol - Beautiful Kidz Namibia

Waarom een fraudeprotocol

Het doel van de stichting Beautiful Kidz Namibia (BKN) is "het inzamelen van gelden om voorzieningen te treffen voor behoeftige kinderen in Namibië". BKN streeft naar volledige transparantie in zowel de inkomende als uitgaande geldstromen, die door derden worden verstrekt. Het is de plicht van BKN om de grootst mogelijke zorgvuldigheid te betrachten met betrekking tot de financiële middelen.

BKN doet alles binnen haar vermogen om fraude te voorkomen. Wanneer toch het vermoeden van fraude ontstaat, dient onderzoek plaats te vinden binnen de gestelde regels. Hierin wil BKN duidelijk zijn.

Wat is fraude

Het begrip fraude staat in het Wetboek van Strafrecht niet als zodanig omschreven. Het gaat in de praktijk om zaken als: diefstal, verduistering, valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog en corruptie. Fraude kent veel vormen maar de opzet is steeds dezelfde: personen of organisaties eigenen zich geld toe waar ze geen recht op hebben; daardoor worden anderen benadeeld.

Fraude kan ook plaatsvinden door projecten niet uit te voeren en te verklaren dat ze wel zijn uitgevoerd. Ook kan het gebeuren door kosten die niet zijn gemaakt toch op te voeren, door geld dat bestemd is voor BKN niet aan BKN af te dragen etc.etc.

Door fraude wordt BKN benadeeld in haar werk voor kinderen in Namibië. Bovendien tast het de goede naam van zowel de eigen organisatie als de branche aan. Het mag duidelijk zijn dat fraude volstrekt onacceptabel is!

Visie op fraude

Geldzaken zijn vaak een test voor ons karakter. Het karakter van BKN is een christelijk karakter. God roept ons op om eerlijk te zijn, ook in kleine zaken die gemakkelijk bedekt kunnen worden. (Lucas 16:10) "Doe alles zo dat niemand een kwaad woord van u kan zeggen, leef als zuivere kinderen van God" (Fil.2:14-15)

Uitgangspunten ontvangen bijdrages

In Namibië wordt in eerste instantie een begroting opgesteld en gesplitst naar deelprojecten. Beautiful Kidz Namibia in Nederland zal mede op basis daarvan beoordelen wat de begrote bijdrage vanuit Nederland wordt voor dat betreffende jaar.Beautiful Kidz Namibia in Nederland stelt geen begroting op per deelproject maar begroot alleen de totale bijdrage.
Wel zullen er voor specifieke deelprojecten in Nederland bijdrages worden aangevraagd. Gezamenlijk met andere in Namibië bijeengebrachte gelden is het doel om de begrote kosten van een deelproject in Namibië te dekken.
Indien er een bijdrage wordt ontvangen van een fonds, op basis van een aanvraag voor een specifiek deelproject, wordt dit geld in Namibië besteed aan dat deelproject. Worden er minder kosten gemaakt dan wordt dit terugbetaald aan het fonds.
Andere bijdrages die specifiek zijn gelabeld zullen ook aan dat doel worden besteed.
Overige bijdragen van fondsen, particulieren, kerken, etc. worden gezien als een bijdrage voor Beautiful Kidz Namibia in het algemeen. Afhankelijk van waar de gelden nodig zijn in Namibië worden deze geld daaraan besteed.

Visie in de praktijk

Enkele praktische voorvallen waaruit het handelen vanuit deze visie blijkt:

De aanvraag voor een bijdrage van een steunfonds wordt ingetrokken op het moment dat onverwacht elders voor hetzelfde doel een donatie wordt ontvangen. Of er wordt met het fonds in overleg getreden of toegezegde bedragen voor een ander deel mogen worden gebruikt.
Een fonds maakt een bijdrage per ongeluk dubbel over. In principe wordt dit bedrag retour overgemaakt. Wel wordt er eerst contact opgenomen met het fonds om te overleggen wat er is gebeurd en of dit de bedoeling was. Daarna wordt het bedrag retour geboekt naar het fonds.

Maatregelen ter voorkoming van fraude

In principe worden donaties per bank ontvangen. Indien incidenteel een bijdrage in contanten wordt verstrekt, wordt het bedrag op de bankrekening van BKN gestort. Wanneer bij presentaties/evenementen verkoop in contanten plaatsvindt, zijn daarbij twee personen aanwezig. De opbrengst wordt gezamenlijk geteld en ter beschikking van de penningmeester gesteld. Op de eerstvolgende bestuursvergadering wordt de opbrengst gerapporteerd. De penningmeester stelt periodiek een overzicht van de ontvangsten en uitgaven samen. Deze rapportage is een vast agendapunt op iedere bestuursvergadering. Hetzelfde geldt voor de balans/banksaldi. Elke vergadering neemt de penningmeester de administratie mee naar de vergadering. Indien gewenst kunnen de overige bestuursleden elke vergadering de administratie inzien. Alle overzichten en bankafschriften over het afgelopen jaar worden in het 1e kwartaal daar op ter beschikking gesteld aan een onafhankelijk accountant die de jaarrekening voorziet van een samenstellingsverklaring. Het jaarverslag, de jaarrekening en de accountantsverklaring worden jaarlijks op de website van BKN gepubliceerd. In de jaarrekening wordt een overzicht gegeven van de ontvangen bedragen, gesplitst in categorieën donateurs. De baten uit verkopen worden apart vermeld. Tevens wordt het bedrag dat in totaal is overgemaakt naar Namibië in de jaarrekening vermeld. In het jaarverslag wordt, op basis van de rapportages uit Namibië, een overzicht gegeven van de bestedingen per deelgebied in Namibië. Hierin wordt ook het aantal bijdragende fondsen vermeld. Ook wordt in het jaarverslag bevestigd dat elk fonds een schriftelijke eindrapportage ontvangt over het onderdeel waaraan dit fonds heeft bijgedragen. In deze rapportage aan de fondsen is aangegeven:

een specificatie van de kosten van het deelproject in Namibië
de financiering van deze kosten gespecificeerd naar herkomst uit Nederland en herkomst uit Namibië. De bekostiging uit Nederland wordt gesplitst in bijdrages van Nederlandse fondsen en giften van particulieren, kerken, bedrijven en overig. Dit zijn in totaal de naar Namibië overgemaakte gelden.

Het totaal van de in de rapportages vermelde bedragen wordt aangesloten met het totaal aan Namibië overgemaakte geld. Deze aansluiting wordt opgenomen in het jaarverslag. Hiermee toont BKN aan dat er geen sprake kan zijn van 'dubbel financiering' door fondsen.

Meldpunt fraude

Een vermoeden van onregelmatigheden dient te worden gemeld bij de secretaris van het bestuur. Indien gewenst kan de melding ook plaatsvinden bij de vertrouwenspersoon, ds. J. van Dalen, Frederik Hendrikstraat 24, 7443 ZK Nijverdal. Dit kan/mag ook via e-mail: vandalen@dsvandalen.nl

Onderzoek

Het bestuur zal, in overleg en samenwerking met de vertrouwenspersoon, intern onderzoek doen en de bevindingen meedelen aan degene die de melding heeft gedaan. Wanneer er een ernstig vermoeden van fraude bestaat, zal het bestuur te allen tijde aangifte doen zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht en vervolgd.

Maatregelen

Indien het onderzoek een medewerker van BKN betreft, zal deze medewerker, hangende het onderzoek worden geschorst. Bij daadwerkelijk vaststellen van fraude zal de frauderende medewerker oneervol worden ontslagen en zal het verduisterde bedrag, vermeerderd met gemaakte kosten, worden verhaald op de frauderende medewerker. Wanneer een andere partij dan BKN gedupeerd is, zal ook deze onmiddellijk in kennis worden gesteld.

Communicatie bij fraude

Een sterk vermoeden van fraude zal -net als daadwerkelijke fraude -onverwijld aan de donateurs worden gemeld. Een intern vermoeden van fraude zal eerst worden onderzocht om niet voorbarig en onnodig schade aan te brengen. Met inachtneming van de regels rondom privacy zal melding worden gedaan in de nieuwsbrief met publicatie op de website van BKN.

Publicatie fraudeprotocol

Het fraudeprotocol wordt verstrekt aan alle bestuursleden en aan de vertrouwenspersoon. Daarnaast staat het gepubliceerd op de website van BKN.

Vaststellen fraudeprotocol

Het fraudeprotocol is vastgesteld in de bestuursvergadering van mei 2019.